L’innovation informatique touche tous les services d’une société et le service RH des sociétés suit également la politique de dématérialisation des documents internes.
Les logiciels de gestion permettent des innovations de plus en plus sensibles aux besoins des équipes RH afin de les aider dans leurs tâches au quotidien.
Le service de gestion de la paie fait ainsi l’objet d’une simplification des travaux grâce à l’outil informatique.
« GESTION DE LA PAIE : QUELLES INNOVATIONS ?
L’innovation en RH est un thème de plus en plus récurrent dans les entreprises aujourd’hui. Et bien que la fameuse guerre des talents la concentre sur la marque employeur et l’expérience collaborateur, d’autres innovations plus pratiques voient le jour pour aider les RH au quotidien. Aujourd’hui on se concentre sur celles au service de la gestion de la paie.
Dématérialisation des fiches de paie
Vous souvenez-vous de la loi El Khomri ? Cette loi passée sous le précédent gouvernement a entraîné des changements importants pour l’employeur. En effet, ce dernier doit désormais conserver les fiches de paie de ses salariés pendant 50 ans ou jusqu’à la 75ème bougie du salarié concerné. De plus, le bulletin de paie électronique devient le principe, et le bulletin papier l’exception. Selon Neopost, 1/4 des français déclare avoir perdu au moins un bulletin de paie. De plus, près de 2/3 d’entre eux pensent que le digital devrait être plus utilisé.
La Société Générale avait anticipé cette dématérialisation et est allé plus loin. Ils ont en effet choisi de dématérialiser et de mettre en réseau l’ensemble des documents RH des salariés. Chaque collaborateur peut ainsi demander ses certificats de travail, consulter ses bulletins de paie ou faire ses diverses demandes en ligne (absences, congés…). Un véritable gain de temps pour les équipes RH en charge de la gestion de la paie. L’ensemble de ces nouveaux processus de gestion de la paie a pu respecter les diverses contraintes juridiques grâce à la mise en place de la signature électronique et d’un coffre-fort numérique.
A l’occasion du Salon Solutions RH, la Société Générale nous a présenté les éléments clés qu’elle avait dû prendre en compte afin de mener à bien sa stratégie de dématérialisation :
- Gérer simplement le refus (opt-out option) ;
- Garantir l’intégrité des documents RH (dans des coffre-forts numériques) ;
- S’assurer de l’accessibilité depuis le CPA (i.e. Compte Personnel d’Activité) ;
- S’assurer de la pérennité (50 ans) et des conditions de réversibilité ;
- Vérifier que les fiches de paie dématérialisées soient compatibles avec l’ensemble des logiciels de paie ;
- Vérifier que les différents outils externes utilisés soient multi-société et confidentiels ;
- Sécuriser les données et leur archivage en France ;
- Mener une dématérialisation globale et évolutive ;
- Accompagner pour obtenir une adhésion optimale de la part des collaborateurs. La gestion de la paie dans les TPE. Le TESE consiste en une plateforme web sur lequel le gestionnaire de paie peut réaliser l’ensemble des formalités liées à l’embauche et la paie des salariés. De plus ce site étant géré directement par l’URSSAF, cette centralisation permet de simplifier les différentes formalités en évitant les redondances. Ce service entièrement gratuit permet donc de faciliter les tâches du gestionnaire de paie tout en évitant la mise en place souvent coûteuse d’un SIRH. Dans les plus grosses entreprises le travail des gestionnaires de paie consiste en bonne partie à apporter des réponses aux différents collaborateurs. Congés payés, RTT, notes de frais, précisions sur la fiche de paie… Les demandes diverses et variées sont chronophages et la participation du gestionnaire de paie n’apporte que peu de valeur. En effet, pour certaines questions générales sur les règles dans l’entreprise, le gestionnaire de paie ne fait que transmettre une information déjà existante quelque part (FAQ, règlement intérieur, intranet…), tandis que pour des questions plus personnelles, il ne fait que permettre l’accès à des informations confidentielles. AXA, Groupama, PSA ou la Caisse des Dépôts et Consignations sont connus pour mis en place ce type de chatbot. Maintenant les collaborateurs peuvent poser 24H/24 toutes les questions qu’ils se posent sur les congés payés, la convention collective, la mobilité interne ou la composition des fiches de paie. Certains Chatbots sont allés plus loin, en se liant avec les systèmes internes de paie, et permettent ainsi d’interagir plus personnellement avec le collaborateur en enregistrant sa demande de congés ou en lui communiquant le nombre de jours qu’il lui reste.
- https://changethework.com/ »
- Certains grands groupes ont essayé de décharger les gestionnaires de ce type d’encombrement de temps. Pour cela ils se sont dirigés vers un système que l’on retrouve de plus en plus dans les RH et dont la nature même est de répondre à des questions : les chatbots.
- Gestion des demandes des collaborateurs
- Première simplification, la création d’un contrat pour un nouveau salarié sur le TESE l’enregistre directement auprès de l’URSSAF et vaut donc à la fois contrat et DPAE. Deuxième simplification, la création des bulletins de paie sur la plateforme les enregistre directement auprès de l’URSSAF. Ainsi l’ensemble des cotisations calculées sont transmises sans avoir à faire de déclaration de l’année. Troisième simplification, l’URSSAF se charge de prélever l’ensemble des cotisations et reverse elle-même les montants dus aux autres organismes (prévoyance, retraite, mutuelle). Enfin, le TESE permet à l’entreprise de récupérer et d’éditer l’ensemble des documents liés à ces prestations sociales directement sur la plateforme.
- En ce qui concerne la gestion de la paie, la tendance est à la dématérialisation et la simplification. Avec la mise en place de la DSN (la déclaration sociale nominative), l’Etat souhaite aussi centraliser l’ensemble des informations sociales. Mais il n’a pas fait qu’imposer. En effet, les TPE de moins de 20 salariés peuvent désormais bénéficier d’une innovation de l’URSSAF pour la gestion de leur paie : le Titre Emploi Service Entreprise (TESE).
- A la clef : simplification, économies et sécurité !
La gestion de la paie dans les TPE
En ce qui concerne la gestion de la paie, la tendance est à la dématérialisation et la simplification. Avec la mise en place de la DSN (la déclaration sociale nominative), l’Etat souhaite aussi centraliser l’ensemble des informations sociales. Mais il n’a pas fait qu’imposer. En effet, les TPE de moins de 20 salariés peuvent désormais bénéficier d’une innovation de l’URSSAF pour la gestion de leur paie : le Titre Emploi Service Entreprise (TESE).
Le TESE consiste en une plateforme web sur lequel le gestionnaire de paie peut réaliser l’ensemble des formalités liées à l’embauche et la paie des salariés. De plus ce site étant géré directement par l’URSSAF, cette centralisation permet de simplifier les différentes formalités en évitant les redondances.
Première simplification, la création d’un contrat pour un nouveau salarié sur le TESE l’enregistre directement auprès de l’URSSAF et vaut donc à la fois contrat et DPAE. Deuxième simplification, la création des bulletins de paie sur la plateforme les enregistre directement auprès de l’URSSAF. Ainsi l’ensemble des cotisations calculées sont transmises sans avoir à faire de déclaration de l’année. Troisième simplification, l’URSSAF se charge de prélever l’ensemble des cotisations et reverse elle-même les montants dus aux autres organismes (prévoyance, retraite, mutuelle). Enfin, le TESE permet à l’entreprise de récupérer et d’éditer l’ensemble des documents liés à ces prestations sociales directement sur la plateforme.
Ce service entièrement gratuit permet donc de faciliter les tâches du gestionnaire de paie tout en évitant la mise en place souvent coûteuse d’un SIRH.
Gestion des demandes des collaborateurs
Dans les plus grosses entreprises le travail des gestionnaires de paie consiste en bonne partie à apporter des réponses aux différents collaborateurs. Congés payés, RTT, notes de frais, précisions sur la fiche de paie… Les demandes diverses et variées sont chronophages et la participation du gestionnaire de paie n’apporte que peu de valeur. En effet, pour certaines questions générales sur les règles dans l’entreprise, le gestionnaire de paie ne fait que transmettre une information déjà existante quelque part (FAQ, règlement intérieur, intranet…), tandis que pour des questions plus personnelles, il ne fait que permettre l’accès à des informations confidentielles.
Certains grands groupes ont essayé de décharger les gestionnaires de ce type d’encombrement de temps. Pour cela ils se sont dirigés vers un système que l’on retrouve de plus en plus dans les RH et dont la nature même est de répondre à des questions : les chatbots.
AXA, Groupama, PSA ou la Caisse des Dépôts et Consignations sont connus pour mis en place ce type de chatbot. Maintenant les collaborateurs peuvent poser 24H/24 toutes les questions qu’ils se posent sur les congés payés, la convention collective, la mobilité interne ou la composition des fiches de paie. Certains Chatbots sont allés plus loin, en se liant avec les systèmes internes de paie, et permettent ainsi d’interagir plus personnellement avec le collaborateur en enregistrant sa demande de congés ou en lui communiquant le nombre de jours qu’il lui reste.
